Una de las habilidades más importantes que comparte las personas exitosas, es su habilidad de tomar buenas decisiones de lo que hacen con su tiempo. Tanto en su vida laboral como en la vida personal.

Además, tanto los psicólogos como grandes empresarios coinciden en que la “sensación de control” es clave para la felicidad, confianza, poder y bienestar.

La gestión del tiempo es un conjunto de procesos y herramientas para poder manejar de mejor manera nuestro tiempo. Pero como el tiempo no se puede manejar, solo podemos manejarnos a nosotros mismos. Es un conjunto de procesos que nos ayudan a conocernos, manejarnos nosotros mismo y obtener los resultados que esperamos.

Que es y porque es importante, cuáles son tus beneficios

El tiempo es más importante que el dinero. Podernos tener más dinero, pero no podemos conseguir más tiempo.

La mayoría de las personas no sabe administrar su tiempo. ¿Quién cree que no tiene tiempo para hacer lo que le gusta?? El problema no es de falta de tiempo sino de saber administrar las prioridades. Es decir, dedicarles tiempo a cosas que no son importantes o no están en tu propósito. Todos tenemos 24 horas al día. Desde el hombre más rico al más pobre de la tierra.

La diferencia entre el rico y el pobre es a qué tipo de cosas le dedica la mayor parte de su tiempo. La mejor noticia es que todas estas habilidades pueden aprenderse. Por ello cualquiera, que lo quiera y practique, puede convertirse en unas de las personas más productivas en su campo.

Veamos las 5 claves de la gestión del tiempo personal.

1. No comience sin terminar

No comience su día sin terminarlo la noche anterior o a primera hora de la mañana en su mente. Revise su próximo día con detalles, las cosas que harás y las actividades que sean necesarias para tener un día satisfactorio. Esta es la poderosa actividad de planificar lo que vamos a hacer.

Si lo hace el día anterior, incluso se activa la mente subconsciente que trabaja por ti durante la noche para poder generar ideas y prepararte para el próximo día.

Una herramienta muy útil es la aplicación de la regla de 3. Definir las 3 actividades más importantes del día y de la semana.

 2. Gestiones sus actividades

Antes de la productividad viene la habilidad de seleccionar lo que hay que hacer para conseguir nuestros objetivos. Ordenar las actividades en orden de importancia del valor que estas actividades le entregan a nuestros objetivos.

Una de las habilidades que más retribuyen en la vida es la “Práctica deliberada”, es decir definir lo que realmente importa y hacerlo con todo el foco y los sentidos necesarios para poder cumplir un objetivo.

No hay nada más ineficiente que hacer eficientemente algo que no había que hacer. Seleccionar las tareas adecuadas es primordial, antes de sudar.

Una de las formas que se sugiere en todos lados es los cuatro cuadrantes de Covey. Separar las urgentes con lo importante y asignarle una de las cuatro categorías. Pero si ya cuesta seleccionar cuales son las importantes, ya aumentar en 4 las categorías ya da mucha pereza.

Warren Buffet decía que lo mejor es selecciona las actividades que le darán mayor valor a tu propósito y enfócate en esas. Las demás, simplemente no las hagas. Probablemente no pase nada. Esto está muy alineado con la famosa regla del 80/20 donde el 20% de las actividades producen el 80% de los resultados.

Como lamentablemente dependemos también de directrices debemos hacer cosas de poco valor. Asígnales valor poniéndole precio a las actividades de 10, 100 y 1,000 dólares. Las de 10 son actividades como contestar el correo, mientras que las de 1,000 son por ejemplo planificar o desarrollar el entregable del día, que planificaste la noche anterior.

Dedícale las horas más productivas a esas 3 actividades que te darán mayor valor a los objetivos que estás buscando. La regla de 3 te obliga a priorizar estas actividades.

Como herramientas esenciales para el manejo de actividades te recomendamos: Wunderlist, Todoist o Ms To-do.

3. Gestione su Calendario y Agenda

Las personas más exitosas, controlan su agenda, es decir son responsables de lo que ponen en ella, la revisan y adaptan constantemente.

No hay nada más desafiante que una fecha límite, una de las mayores utilidades de la agenda. El manejo de la agenda es una de las cosas más útiles, pero a la vez complejas de la gestión del tiempo. Muchos eventos o reuniones en la agenda aumentan la sensación de agobio y de no progreso cuando no los cumples.

Algunas recomendaciones para el manejo de la agenda son:

• Si no está en tu agenda no te importa. Esto incluye tu familia y a tu salud.
• Agenda reuniones, eventos y bloques de tiempo. Las reuniones son donde tu invitas a más personas o te invitan a ti.
• Maneja varios calendarios, uno de la empresa y otro personal. O puedes utilizar códigos de colores.
• Agrega los bloqueos de calendarios, para separar tiempo exclusivo para actividades especificas y planificadas.

4. Enfócate y evita las distracciones

El reto de estar presente. Hoy tu atención es dinero. Las horas de navegación, los clics, los suscriptores.  Hoy vivimos en el mundo de las distracciones y muchas personas luchan por tu atención. Las redes sociales, la publicidad, los objetivos de otras personas.

Además, se ha sumado a la falta de foco, el miedo de no perderte lo que está pasando. En el chat, la ultima red social, la ultima noticia o el ultimo meme.

Nuestro cerebro es un jinete tratando de domar a un elefante. Nuestra mente es el elefante y los hábitos son el jinete. Para poder domar al elefante debemos hacer un par de cosas:

• Entrénate ambientalmente para estar sentado sin distracción. Es la mano que modela el comportamiento humano. La mayoría vive el medioambiente que les toco, somos pocos los que diseñamos nuestro medio ambiente que nos permite tomar el control de tu vida. Ambiente estable y predecible.
• Identifica los vampiros del tiempo. Son los que te roban tu tiempo sin que te des cuenta. Desde la TV, tu celular, las redes sociales, los video juegos y otras personas. Debes mantenerlo a raya.
• Evita la falacia del multitasking, una tarea a la vez. La atención selectiva (deliberada) es una virtud muy apreciada y valiosa. Hay miles de estudios al respecto.
• Usa la técnica de Pomodoro. Se puede hacer intervalos de 25 minutos de atención plena y sin interferencias. Apagar el celular, cerrar todas las ventanas que no sirven, tener los materiales y a trabajar. Hay otras alternativas o teorías de los ciclos circadianos, asociados a la concentración de la mente. 60 minutos de concentración, 60 más de concentración + 30 minutos de descanso.
• Practica Time blocking. Bloquea en tu agenda diaria, tiempo de trabajo profundo sin interrupciones.
• Practica la ignorancia selectiva. Nadie ha sido mas inteligente por ver noticiarios de las 21 horas o por leer el diario todos los días.

5. Disciplina / Hábitos

No podemos administrar el tiempo, sólo podemos administrarnos nosotros mismos. Peter Druker.

No le dejes a la fuerza de voluntad el poder de hacer las cosas que tienes que hacer. La fuerza de voluntad es un fosforo que enciende la llama de una vela, los hábitos son la cera de esta vela que la mantienen encendida.

Como se generan:

• Ser un estudiante del hábito, aprende de los que ya recorrieron el camino. Como por ejemplo dejar de fumar, hacer ejercicio o comer saludable.
• Comienza con muy poco.
• Gestionar el tiempo
• Modificar el medio ambiente
• Identificar el estímulo, separarlo y aplacarlo
• Premios y castigos. Celebra cuando logras metas.
• Controla tus hábitos. Hay aplicaciones como
• No rompas la cadena. No falle dos veces seguidas. Por ejemplo, en hacer deporte. Puede no hacer un día, pero no hacer dos es fatal.
• Repetición, es la madre del virtuosismo

«El tiempo se escurre como granos de arena. Entre nuestras manos para no volver jamás. Los que usan el tiempo con sabiduría son recompensados comuna vida rica, productiva y satisfactoria» Robbin Sharma.